DoRIS - Registratur Archivierung Aktenplan Dokumentenverwaltung Vorgangsbearbeitung: FAQ

FAQ

Q: Auf welchen Platformen ist DoRIS StartUp verfügbar?
A: Als Web-Server von DoRIS StartUp kann Windows 2000, Windows 2003, Windows 2008, Windows XP, Windows Vista und Windows 7 eingesetzt werden.
Der Zugriff über den WebClient erfolgt mit einen Webbrowser (IE 6/7/8 oder FireFox 1.5/2.0/3.0 oder Apple Safari 3 (auch iPhone).

Q: Für wieviele Benutzer ist DoRIS StartUp einsatzfähig?
A: DoRIS StartUp ist durchaus für 200 Benutzer und mehr einsatzfähig. Dies ist jedoch von dem eingesetzten Server und dem Benutzerverhalten abhängig. Für höhere Benutzerzahlen empfehlen wir den Einsatz von Oracle oder MS-SQL.

Q: Wie soll der Server ausgestattet sein?
A: Der Server sollte über 1,5 GByte freien Festplattenspeicher und mindestens 512 MByte Hauptspeicher verfügen. Für den Einsatz ist jedoch ein aktueller Rechner empfohlen.

Q: Welche Lizenzbedingungen gibt es?
A: Die Lizenzbedinungen finden Sie hier.

Q: Was mache ich bei Installationsschwierigkeiten?
A: Sollten der Dienst der Datenbank oder des Application Servers nicht starten, so liegt in den meisten Fällen ein Konflikt mit einem schon verwendeten Port vor. DoRIS StartUp versucht automatisch für das http- Protokoll einen noch frei verfügbaren Port auszuwählen. Sollten Sie diese Konflikte nicht manuell lösen können (durch Deaktivierung von Diensten etc.), so ist es am einfachsten, DoRIS StartUp auf einem neuen Rechner zu installieren.

Q: Wie kann von DoRIS StartUp ein Backup erstellt werden?
A: Zum Sichern der Daten genügt es den Ordner "../Programme/DoRISStartUp/doris/" mittels Backup oder Zip zu sichern. Ein einfaches Zurückspielen des Ordners stellt den gespeicherten Stand wieder her. Dabei ist es am einfachsten die Dienste über "StopServices.bat" anzuhalten und nach der Sicherung oder Wiederherstellung mit "StartServices.bat" wieder zu starten.

Alternativ kann DoRIS über das Script „Backup.bat“ im Verzeichnis „…/Programme/DoRISStartUp/backup“ online gesichert werden.

Q: Können eigene Kategorien definiert werden?
A: Der Aktenplan kann auch für die Kategorisierung verwendet werden. Hierzu kann der Aktenplan über das Programm "DoRIS Strukturierte Ablage" angepasst werden.

Q: Wie kann der Aktenplan angepasst werden?
A: Über die "DoRIS Strukturierte Ablage" kann der Aktenplan angepasst werden. Das Programm starten Sie im Web Client in der Toolbar über das "Admin" Icon.

Q: Wie werden neue Benutzer angelegt?

A: Ein neuer Benutzer muss zuerst in der Datenbank z.B. über das Programm "pgAdmin III" (Beim ersten Aufruf von "pgAdmin III" muss eventuell noch der Server über "Datei/Server hinzufügen" mit z.B. den Eigenschaften Name: localhost, Server: localhost, Benutzername: doris, Passwort: doris" hinzugefügt werden) angelegt werden. Danach muss der Benutzer noch in der DoRIS Benutzerverwaltung angelegt werden um die DoRIS spezifischen Rollen und Einstellungen verwenden zu können.

Q: Wie können in DoRIS StartUp Schriftstücke eingescannt werden?

A: Über den "DoRIS Scan Link" können Schriftstücke am Arbeitsplatz eingescannt werden. Gehen Sie hierzu innerhalb des Schriftstückes auf die Registerkarte "Image" und drücken Sie hier den "Scan" Knopf. Nähere Informationen zum "DoRIS Scan Link" finden sie hier.

Q: Wie kann eine leere Datenbank ohne Testdokumente erstellt werden?

A: Führen Sie dazu die nachfolgenden Schritte aus

Löschen von Akten, Schriftstücke und Vorgänge:

1. Starten Sie das Datenbank Administrationsprogramm "pgAdmin III" (Beim ersten Aufruf von "pgAdmin III" muss eventuell noch der Server über "Datei/Server hinzufügen" mit z.B. den Eigenschaften Name: localhost, Server: localhost, Benutzername: doris, Passwort: doris" hinzugefügt werden).
2. Wählen Sie die Datenbank "webclient" in "pgAdmin III" aus.
3. Wählen Sie das Icon "Beliebige SQL-Abfragen ausführen." in der Toolbar aus.
4. Führen Sie das Komando "delete from fulltext" aus.
5. Gehen Sie im Explorer in das "Filearchiv Image" Verzeichnis (z.B. "C:\Programme\DoRISStartUp\doris\filearchive\archiv\Image")
6. Entfernen Sie dort alle Unterordner
7. Gehen Sie im Explorer in das "Filearchiv Originale"Verzeichnis (z.B. "C:\Programme\DoRISStartUp\doris\filearchive\archiv\Originale")
8. Entfernen Sie dort alle Unterordner

Leeren des Aktenplans:

Q: Wie können eigene Office Vorlagen in DoRIS StartUp eingestellt werden?

A: Kopieren Sie Ihre Office Vorlagen in das Verzeichnis "C:\Programme\DoRISStartUp\doris\filearchive\archiv\Vorlagen". In diesem Verzeichnis können auch Unterverzeichnisse zur Strukturierung angelegt werden.

Q: Wie kann ein EMail Server in DoRIS für Benachrichtigungen z.B. im AdHoc Workflow, eingebunden werden?

A: Für die Benachrichtigung wird SMTP verwendet.

1. Gehen Sie hierzu in das Verzeichnis "C:\Programme\DoRISStartUp\doris\deploy" und passen Sie hierzu in der Datei "webclient-geronimo-web.xml" die Einträge "Mail.Host", "Mail.Username", "Mail.Password" an.

2. Starten Sie den Web-Browsers auf dem Server.
3. Geben Sie die URL "http://localhost/console" ein. Falls der Application Server einen andern Port als Port 80 verwendet. Geben Sie "http://localhost:<Port>/console" ein.
4. Melden Sie sich in der Console mit System/Manager an.
5. Menü DeployNew auswählen und in Anwendung die Datei "webclient.war" und in Plan "webclient-geronimo-web.xml" angeben.
6. Option "Redeploy auswählen" und dann "Deploy" ausführen.

7. Tragen Sie die EMail Adresse der Benutzer in der DoRIS Benutzerverwaltung ein.

Q: Kann der DoRIS Admin Bereich im Web Client ausgeblendet werden?
A: Über einen Eintrag in der Benutzerverwaltung lässt sich der Admin Bereich im Web Client ausblenden. Wählen Sie hierzu in der Benutzerverwaltung eine Funktion oder einen Benutzer aus, und fügen Sie in der Registerkarte "Allgemein/ActiveFunctions" dem Element "Disabled" den Eintrag "ExtrasAdmin" hinzu.

Q: Wie kann der Web Client ohne Applets gestartet werden?

A: Ab der Version 7.0.32R1.128 ist es möglich den Web Client über die URL

http:// ... /webclient/af/jsp/doristable.jsp?disable_applets=true

ohne Java Applets zu starten. Dies ist sinnvoll wenn, wie z.B. beim iPhone, kein Java installiert ist oder verwendet werden soll.