Archivierung

Das Schreiben massenhafter Computerdaten wie z.B. Rechnungen aus einem Buchhaltungsprogramm in ein elektronisches Archiv wird üblicherweise mit dem Begriff Archivierung verbunden.

Mit zunehmender Verbreitung elektronischer Dokumente muss das Thema Archivierung umfassender definiert werden: Ablagen der Mitarbeiter auf Plattenbereichen bzw. in Verzeichnissen sind bestenfalls als Zwischenablage, aber keinesfalls als Archiv zu bezeichnen.

Ein Unternehmensarchiv darf auch nicht mit "Aufbewahrungspflicht von Daten aus der Buchhaltung" verwechselt werden. Ziel eines Unternehmensarchivs ist es, Nachweisdokumente oder Dokumente, deren Informationsgehalt langfristig erhalten werden soll so abzulegen, dass sie personenunabhängig während der gesamten Dauer der Aufbewahrungszeit zugegriffen und gelesen werden können. Dies schliesst natürlich die Überlegung ein, dass solche Dokumente nicht durch Mitarbeiterwechsel oder Restrukturierung verloren gehen können.

In der Regel werden zu diesem Zweck Dokumente während des aktiven Bearbeitungsprozesses in einer elektronischen Akte zu einem bestimmten Thema zusammengefasst. Dabei werden Papierdokumente (z.B. Schriftstücke von aussen) sowie elektronische Dokumente (z.B. Textdokumente, eMails, Excel-Tabellen usw.) ähnlich wie in einem manuell geführten Ordner abgelegt.

Genau wie beim manuell geführten Ordner sollen natürlich keine unnötigen Duplikate oder irrelevanten Notizen (z.B. eMails) die elektronische Akte verwässern.

Am Ende der Aktenlaufzeit setzt dann die sogenannte Langzeitarchivierung ein. Akten oder ausgewählte Dokumentenbereiche werden „ausgelagert“. Dieser Prozess ist beispielsweise bei Behörden gesetzlich geregelt (Archivgesetze). Ziel ist es dabei, wichtige Dokumente und Zusammenhänge der Nachwelt zu erhalten. Aber auch in einer Firma können solche Auslagerungsprozesse wichtig sein, auch wenn es dafür keine über die relativ kurze Aufbewahrungspflicht von kaufmännischen Unterlagen hinausgehenden gesetzlichen Notwendigkeiten gibt. Oft kann dies in Rechtsabteilungen oder in der Forschung beobachtet werden. Darüber hinaus kann es aus unterschiedlichsten Gründen vorteilhaft sein, Vorgänge und deren Zusammenhänge weit über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus nachweisen zu können.

Wir unterstützen Sie gerne bei Ihrem individuellen Archivierungskonzept.