Langzeitarchivierung

Unter Langzeitarchivierung versteht man die Erfassung und langfristige Aufbewahrung von Informationen. Vor allem bei der Langzeitarchivierung digital vorliegender Informationen stellen sich neue Probleme.

Während physikalische Objekte seit langer Zeit zum Beispiel in Museen aufbewahrt und erhalten werden, stellen sich bei elektronischen Dokumenten  neue Herausforderungen: Daten, die auf digitalen Datenträgern gespeichert sind, können in relativ kurzer Zeit nicht mehr lesbar sein. Die Ursachen für diesen Informationsverlust sind die begrenzte Haltbarkeit der Trägermedien und der schnelle Medien- und Systemwandel.

DoRIS unterstützt die Langzeitarchivierung sofort und permanent. So werden z.B. während des Bearbeitungsprozesses die im Dokumentenmanagement-Teil bearbeiteteten Office-Dokumente (z.B. Word, Excel) automatisch in ein Langzeitarchivierungsformat (z.B. Tiff, pdf) umgewandelt.

Darüber hinaus verfügt DoRIS über Auslagerungsmechanismen, die individuell eingestellt werden können. Diese erlauben im Unterschied zu der in Behörden strikt geregelten Aussonderung z.B. eine Auslagerung bestimmter Jahrgänge oder Themenbereiche in ein Verzeichnis, welches daraufhin z.B. auf eine DVD, WORM etc. geschrieben werden kann.  Danach kann dieser Teilbestand je nach Einstellung gelöscht werden.  

Darüber hinaus verfügt DoRIS über den Baustein "Sicherheitsarchivierung".